Gospodarka magazynowa w gastronomii to nic innego jak zarządzanie surowcami i półproduktami, z których przygotowuje się posiłki. Najprościej można to opisać jako kupowanie odpowiedniej ilości potrzebnych surowców.

Rodzaje surowców, trwałość składników i częstotliwość dostaw

Zacznijmy od tego, że samo kupienie surowców i półproduktów zapewni pracę w danym dniu, jednak żeby praca mogła odbywać się nieprzerwanie, dostawy surowców powinny być regularne. Surowce i półprodukty magazynowane można podzielić na trwałe (np. konserwy, ziemniaki, mąka, cukier, produkty mrożone) i nietrwałe (np. mięso, ryby, warzywa). Surowce trwałe można zamawiać w większej ilości, a rzadziej, natomiast produkty nietrwałe wymagają częstszych dostaw.

Składniki, które używamy w mniejszych ilościach, jak przyprawy, możemy zamawiać rzadko. Magazynowanie ich nie jest trudne, a ich trwałość jest bardzo duża. Problemem może być jednak magazynowanie surowców, które wykorzystywane są w większych ilościach jak ziemniaki czy mąka. Mimo sporej trwałości ich magazynowanie może być kłopotliwe. Podobnie sprawa ma się w przypadku surowców o szczególnych wymaganiach jak produkty chłodnicze, mrożone, czy delikatne (np. niektóre owoce, sałata).

 „Na zapas” nie oznacza dobrze

Niektóre trwałe produkty, jak wspomniane przyprawy, mogą być długo magazynowane. Nie zajmują wiele miejsca, ich termin przydatności do spożycia wynosi kilka lat, a jeśli kucharz używa sporo rodzajów przypraw to zamawianie ich na przysłowiowy „zapas”, jest korzystne z punktu widzenia intendenta, który musi złożyć zamówienie na wiele różnych przypraw osobno. Jednak w przypadku innych surowców, składowanie „na zapas” może nie tylko utrudnić magazynowanie, czy przemieszczanie się po magazynie, ale też narazić kuchnię na straty.

Czasem może zabraknąć prądu lub sprzęt chłodniczy przestanie działać i cały zapas ulegnie zepsuciu. Do pomieszczeń magazynowych mogą wtargnąć szkodniki i naruszyć opakowania mąki, a jeśli worek mąki zostanie uszkodzony, to cała jego zawartość nie nadaje się już do spożycia. Podobnych sytuacji może być więcej. Staraj się, aby składniki były regularnie zużywane. Przyjmij, że wszystko (może jedynie poza przyprawami) schodzi z magazynu maksymalnie w ciągu 14 dni. Jeśli jakieś surowce zalegają dłużej, to przy następnym zamówieniu poproś o mniejszą ich ilość.

Magazyny żywnościowe nie są z gumy. Każdy nawet duży magazyn, może się przepełnić, a pobieranie surowców z przepełnionego magazynu jest uciążliwe i też może generować straty (szukając słoika z najwcześniejszym terminem przydatności do spożycia, możemy je łatwo zbić, jeśli będzie ich za dużo).

Odpowiednia rotacja

Rotacja oznacza wymianę. Wyobraź sobie kartony z mlekiem. Mają całkiem długi termin przydatności, dlatego zamawiamy ich nieco więcej, na przykład 15. Przyjeżdżają i ustawiamy je na półce. Kucharz zużywa 13. Składamy nowe zamówienie. Znów ustawiamy je na półce. Co  więc zrobić z tymi dwoma kartonami, które zostały po poprzednim zamówieniu? Oczywiście wykorzystać. Jednak w pierwszej kolejności! Kartony z nowej dostawy postaw z tyłu, a te z poprzedniej dostawy z przodu. Taka metoda magazynowania nazywa się FIFO „First-In, First-Out”, czyli tłumacząc na język polski: „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. Jak widziałeś w przykładzie, pozwala ona pozbywać się dłużej składowanych produktów.

Jednak metoda ta nie jest obarczona wadami. Wyobraź sobie, wspomnianą wcześniej sytuację, z tą różnicą, że mleka z pierwszej dostawy miały termin przydatności do 20 maja, a te, które dotarły do nas w drugiej turze, traciły ważność 10 maja. Co powinniśmy zrobić? Logika podpowiada, że powinniśmy wykorzystać najpierw produkty, z wcześniejszym terminem przydatności. I słusznie. Taka metoda magazynowania nazywana jest FEFO („First-Expired, First-Out”, z ang. „pierwszy stracił ważność, pierwszy wyszedł”). Ta metoda pozwala pozbyć się najpierw surowców, których termin przydatności do spożycia mija wcześniej. 

Programy magazynowe

Wyliczanie zapotrzebowania i gospodarka magazynowa to zadania intendenta, które mogą okazać się dość skomplikowane. Ich poziom trudności wynika ze stopnia złożoności działań, jak również ich ilości. Skrupulatne ręczne wyliczanie wszystkich wartości jest oczywiście możliwe, ale można sobie to ułatwić, wykorzystując programy magazynowe. Na rynku dostępnych jest kilka takich programów. Zazwyczaj jednak intendent zatrudniony przez daną placówkę, ma narzucony z góry taki program i musi się nauczyć jego obsługi i korzystać z tego, co ma.

Jeśli jednak będziesz miał możliwość wyboru takiego programu albo chociaż wpływu na jego wybór, to dokładnie przeanalizuj za i przeciw każdego z nich. Szukaj takiego programu, który zapewni ci jak najwięcej funkcjonalności w jednym narzędziu. Pamiętaj jednak, że liczy się jakość, a nie ilość. Zwracaj uwagę na te funkcje, z których ty będziesz korzystać. Przykładem programu magazynowego przeznaczonego właśnie dla intendentów jest „Spiżarnia”. Jest to duże ułatwienie w pracy, ponieważ wykonuje on wszystkie wyliczenia i zestawienia na koniec miesiąca. Oblicza również stawkę żywieniową. Kontroluje stan magazynu żywnościowego i gospodarczego. Program wylicza także przychody, rozchody, kartoteki towarów. Za pomocą tego narzędzia, można wygenerować raporty żywieniowe, obliczyć całkowity koszt produkcji potraw i stawkę żywieniową na 1 osobę. Program został opracowany w taki sposób, aby wykonać większość obliczeń za intendenta. Zmniejsza też ryzyko błędu wynikającego z rachunków ręcznych. Do jego licznych zalet doliczyć należy też łatwość obsługi, ponieważ jego interface jest prosty i przejrzysty.